Prodin biedt u de mogelijkheid om twee soorten offertedocumenten te gebruiken:
Productofferte
Kenmerkend voor de productofferte is de snelle afhandeling en het hogere volume. De producten betreffen standaard producten met standaard productomschrijvingen. De geoffreerde prijs bepaalt Prodin automatisch op basis van de standaard prijs- en kortingsbepaling of via een calculatie.
Vrijwel alle teksten op het offertedocument zijn standaard teksten. In de offerte neemt u niet of nauwelijkse specifieke teksten op voor de relatie. De relatiespecifieke informatie die u op het offertedocument wilt presenteren, legt u vast met de tekstblokken binnen de offerte. Prodin biedt u de mogelijkheid om automatisch productfoto's op het document te presenteren en eventueel brochures van de aangeboden producten mee te sturen naar de relatie (via e-mail).
De productofferte genereert u via het zakelijk documentbeheer en kunt u direct versturen naar de relatie. Het is niet mogelijk om het offertedocument aan te passen.
Projectofferte
Kenmerkend voor de projectofferte is dat de offerte specifiek voor een bepaalde situatie bij de relatie is. In tegenstelling tot een productofferte is het van belang om een uitgebreide toelichting te geven op de aangeboden oplossing (USP's). Zowel de afhandelingssnelheid als het volume is significant lager dan bij een productofferte.
De projectofferte is opgebouwd uit twee documenten:
In de brief (Word document) geeft u een uitgebreide toelichting op de offerte en specificeert de USP's voor de relatie. In de brief neemt u bijvoorbeeld de projectprijs, leverings- en betalingscondities en de geldigheidstermijn op (gegevens uit de offerteheader). De basis brief genereert u via de zakelijke correspondentie direct vanuit de offerte.
In de productspecificatie worden de aangeboden producten en diensten gespecificeerd. Afhankelijk van uw eisen en wensen voorzien van bijvoorbeeld uitgebreide commerciële teksten, productfoto's en prijzen. De productspecificatie is volledig vergelijkbaar met de productofferte, maar uiteraard met de door u gewenste layout.
De productspecificatie genereert u via het zakelijk documentbeheer. U genereert alleen een PDF bestand dat Prodin automatisch opneemt in het offertedossier. Let op dat u hier niet de 'losse' productspecificatie zonder brief naar de klant verstuurd.
Zowel de brief als de productspecificatie neemt u (automatisch) op in het electronisch offertedossier. Vanuit het offertedossier verstuurd u beide documenten naar de relatie via het door u gewenste communicatiekanaal (post of e-mail).
Advies PBS
Wij adviseren om gebruik te maken van de ordersoorten in de offerte om onderscheid te maken in de layout van de productofferte en productspecificatie.
Copyright © 2001 - 2023, Prodin Business Solutions B.V., All rights reserved