Import - contactpersonen

Het importeren van contactpersonen werkt conform het standaard Prodin-P3 scenario voor het importeren van stamgegevens. Het genereren van een nieuwe contactpersoon gebeurt op dezelfde wijze als wanneer u handmatig een nieuwe contactpersoon aanmaakt. Dit betekent dat u de contactpersoon kopieert van een bestaande contactpersoon. Hierna kunt u de velden updaten.

Tevens biedt Prodin u de mogelijkheid om bestaande contactpersonen te updaten en het netwerk van de klant te genereren (het is niet mogelijk om het netwerk te updaten).

Bij het updaten van contactpersonen gaat Prodin er vanuit dat een lege kolom betekent dat het betreffende veld niet ge-update wordt. Indien u een veld juist leeg wilt maken, zet u de tekst <CLEAR> in de betreffende kolom. Houdt u er rekening mee dat alleen de velden leeggemaakt mogen worden indien dit in de stamgegevens van de contactpersoon ook toegestaan is.

Controles

Voordat het importeren start, controleert Prodin of de Excel worksheet aan de onderstaande eisen voldoet. Indien dit niet het geval is, wordt het importeren niet gestart.

De eerste drie regels van de worksheet moeten conform het bijgesloten voorbeeld zijn. Alle velden die in deze worksheet staan kunt u updaten. De sturing van eventuele andere velden kunt u inrichten met behulp van meerdere kopieerrecords.

Voordat een regel in de Excel worksheet verwerkt wordt, controleert Prodin of de regel aan de onderstaande eisen voldoet. Indien dit niet het geval is, wordt dit op het verslag vermeld. De regel wordt niet verwerkt. Prodin gaat verder met de volgende regel.

Bij het inlezen van nieuwe contactpersonen moet de kolom 'Cont.pers.code' leeg zijn (Prodin kent via de automatische nummering een code toe) en 'Sjabloon' gevuld met een sjabloon contactpersoon.
Voor het updaten van bestaande contactpersonen moet de kolom 'Cont.pers.code' gevuld zijn met het ID van de betreffende contactpersoon. De inhoud van de kolom 'Sjabloon' is niet relevant.
Indien u relatienummers voor het genereren van het netwerk heeft gevuld, moeten deze in Prodin aanwezig zijn.
In de kolommen 'Rel 1 hoofd cp' t/m 'Rel 5 hoofd cp' geeft u aan of de betreffende contactpersoon het hoofdcontact is voor deze relatie (y=yes/ja, n=no/nee). Deze instellingen kunt u ook updaten.

Aandachtspunten

De onderstaande kolommen zijn alleen van toepassing voor de Prodin|Business Workplace. Indien u hiervan geen gebruik maakt, kunt u de kolommen uit de sheet verwijderen:

Titel (post)
Afdeling 1 en 2
Taal
Herkomst
Bezoek-adres 2 en Bezoek-staat
Postbusgegevens (Post-adres 1 t/m Post-staat)
Benaderbaar
Rel 1 startdatum t/m Rel 5 startdatum
Rel 1 einddatum t/m Rel 5 einddatum