Verkoopfacturen - vooruitbetalen

Meer over verkoopfacturen ...

In de praktijk komt het steeds vaker voor dat verkooporders pas geleverd mogen worden nadat de klant betaald heeft. De kredietwaardigheid van de klant kan de oorzaak zijn, maar in de praktijk wordt dit mechanisme ook regelmatig toegepast bij de eerste levering aan een nieuwe klant.

Verkoop via internet is een ander sprekend voorbeeld waar veelvuldig gebruik wordt gemaakt van vooruitbetalingen. U bereikt een veel groter deel van de markt en krijgt ook vaker bestellingen van nieuwe klanten. Dit kunnen zo wel bedrijven als particulieren zijn.

Het vooruitbetalen van verkooporder is volledig geïntegreerd met de hoofdprocessen 'Verkoop uit voorraad', 'Verkoop via ordergerichte inkoop' en 'Verkoop via ordergerichte productie'.

Uitgangspunten

Bij het vooruitbetalen van verkooporders hanteren we de onderstaande uitgangspunten:

De afhandeling is alleen mogelijk bij verkooporders met een ordersoort van het type 'Standaard order' en de orderbevestiging moet van toepassing zijn bij de ordersoort. Indien u geen gebruik maakt van orderpicking moet ook de pakbon van toepassing zijn bij de ordersoort.
Een verkooporder wordt alleen afgehandeld als een vooruitbetaling bij een betalingsconditie met de factureringswijze 'Vooruitbetalen'.
Vooruitbetalen in combinatie met verzamelfacturering is niet mogelijk.

Toelichting functionaliteit

Het vooruitbetalen van verkooporders voegt de onderstaande extra functionaliteit toe aan de eerder genoemde hoofdprocessen.

Bij het vastleggen van een nieuwe verkooporder genereert Prodin automatisch een blokkering. Het is nu niet meer mogelijk om de pakbon te genereren zodat het magazijn niet 'per ongeluk' de producten uitlevert.
Prodin genereert een blokkering met de onderstaande specificatie:

Soort is 'Altijd blokkeren'.
Handeling is afhankelijk van de instelling in de constanten. In de praktijk wordt meestal het genereren van de picklist (handeling 313) of het genereren van de verzenddocumenten geblokkeerd (handeling 316).
Meldingstekst is 'Vooruitbetaling nog niet ontvangen.'

Houdt u er rekening mee dat de producten in de voorraad gereserveerd worden en dat er geen blokkering is voor het ordergericht bestellen van de producten via inkoop of productie.
Bij het wijzigen van de betalingsconditie van een bestaande verkooporder naar een vooruitbetaling genereert Prodin ook automatisch de blokkering. Bij het wijzigen naar een niet-vooruitbetaling verwijdert Prodin niet automatisch de blokkering, maar kunt u dit zelf direct vanuit de verkooporder doen.
Op de orderbevestiging naar de klant komt een duidelijke vermelding dat vooruit betaald moet worden onder vermelding van het verkoopordernummer. Prodin genereert geen factuur hiervoor, omdat u formeel gezien nog geen vordering op de klant heeft. Bovendien heeft u geen administratieve rompslomp indien de betaling niet ontvangen wordt. U verwijdert gewoonweg de verkooporder.
De ontvangen betaling boekt u als een vooruitbetaling in het betreffende dagboek (kas, bank, giro). U geeft hier tevens aan voor welke verkooporder de betaling bestemd is. U kunt hier direct alle blokkeringen op de verkooporder opheffen zodat de producten geleverd kunnen worden. Let u op de volgende aandachtspunten:
U verwijdert hier alle blokkeringen op de verkooporder. Dus niet alleen de blokkering die gegenereerd is bij de order-entry, maar ook alle eventueel later aangebrachte blokkeringen.
U heeft uiteraard ook de mogelijkheid om handmatig de gegenereerde blokkering op de order te verwijderen (bv. direct vanuit de verkooporder). U kunt nu toch de verkooporder uitleveren zonder dat deze betaald is. Door middel van authorisatie kunt u voorkomen dat iedere medewerker dit kan doen.
Na levering van de producten genereert Prodin de 'echte' factuur. Bij de batch verwerking "Verwerken verkoopfacturering" koppelt Prodin de ontvangen vooruitbetaling automatisch aan deze factuur.
Indien beide bedragen overeenkomen wordt de factuur als volledig betaald beschouwd.
Indien de dagboekmutatie van de vooruitbetaling nog niet is doorgeboekt op het moment dat u de bovenstaande batch verwerking uitvoert, koppelt Prodin de factuur en de vooruitbetaling niet automatisch aan elkaar. U dient dit nu handmatig uit te voeren.