U bent hier:Functionele beschrijvingen > Verkoop en distributie > Automatisch berekenen verkoopkosten

Automatisch berekenen verkoopkosten

Hoe vaak is het bij uw bedrijf gebeurt dat men vergeten is om orderkosten en/of vrachtkosten aan de klant door te berekenen? Heeft u trouwens enig idee hoeveel geld u dit jaarlijks kost? Deze vragen zijn wellicht moeilijk te beantwoorden, maar feit is dat dit in de praktijk bij een groot aantal bedrijven met enige regelmaat gebeurt. Prodin biedt u de mogelijkheid om automatisch allerlei soorten verkoopkosten aan de klant door te berekenen zonder dat u hier bij order-entry aan moet denken.

Belangrijke kenmerken van deze functionaliteit zijn:

U legt de verkoopkosten niet als kostenregel in de verkooporder vast. Prodin voegt deze automatisch aan de factuur toe (zonder de kosten als orderregel op te nemen).
In de stamgegevens van de verkoopkosten stelt u in dat Prodin deze kosten automatisch moet berekenen. De grondslag van de kostencode moet 'Bedrag' zijn en de soort automatische berekening 'Eigen kosten'.
De kosten kunnen een vast bedrag zijn (verkoopbedrag van de kostencode), maar u kunt ook gebruik maken van een staffel op basis van de orderwaarde (bv. orderkosten) of het bruto gewicht (bv. vrachtkosten). Het kostenbedrag dat u doorberekend is exclusief BTW.
U kunt de kosten op twee manieren aan de klant doorberekenen:
'1x per order': dit betekent dat u alleen bij de eerste factuur de kosten berekent. Bij eventuele vervolgfacturen (voor bv. backorders) berekent u geen kosten. In de praktijk is deze afhandeling veel gebruikt voor orderkosten en vrachtkosten.
'elke factuur': dit betekent dat u bij iedere factuur opnieuw de kosten berekent. Deze variant kunt u prima gebruiken indien u bijvoorbeeld de vrachtkosten doorberekent aan de klant op basis van het werkelijk verzonden gewicht.
Per soort kosten geeft u aan vanaf welke netto bedrag geen kosten worden doorberekend (bv. franco levering van € 500). Prodin berekent het netto bedrag op basis van artikel- en speciale regels (exclusief BTW).
Indien u de kosten '1x per order' doorberekent bepaalt Prodin het bedrag op basis van de netto orderwaarde (excl. eventuele verwijderingsbijdrage)..
Indien u de kosten op 'elke factuur' doorberekent bepaalt Prodin het bedrag op basis van het netto factuurbedrag (excl. eventuele verwijderingsbijdrage).
Bij een offerte heeft u de mogelijkheid om een ordersoort vast te leggen. Deze ordersoort bepaalt of automatische verkoopkosten van toepassing zijn voor de offerte. Bij het promoveren van de offerte gaat Prodin als volgt om met de automatische verkoopkosten:
Indien bij de ordersoort van de verkooporder ook automatische verkoopkosten van toepassing zijn, neemt Prodin deze over vanuit de offerte.
Indien bij de ordersoort van de verkooporder geen automatische verkoopkosten van toepassing zijn, neemt Prodin deze ook niet over.
Indien bij de ordersoort van de verkooporder automatische verkoopkosten van toepassing zijn, maar niet bij de offerte, dan neemt Prodin deze automatisch over van de ordersoort van de verkooporder.
Prodin neemt automatische verkoopkosten niet op in de offerte- en orderportefeuille.

Uiteraard kunt u per klant aangeven of u deze kosten automatisch wilt doorberekenen. Bovendien geeft u per ordersoort aan of automatische verkoopkosten van toepassing zijn en welke automatische verkoopkosten van toepassing zijn.

Uitgangspunt is dat u het standaard bedrag van de kosten doorberekend aan de klant. Dit is het bedrag zoals vastgelegd in het stambestand, inclusief een eventuele staffel. U heeft de mogelijkheid om in de offerte en verkooporder een handmatig bedrag te hanteren in plaats van het standaard bedrag. In dit geval berekent Prodin altijd dit bedrag (zonder rekening te houden met een eventuele staffel en/of vrijstelling).

Speciale aandachtspunten

Automatische verkoopkosten in combinatie met een totaalprijs voor offertes en verkooporders.
Verwijderingsbijdrage maakt ook gebruik van deze functionaliteit.

Activeren functionaliteit

U activeert deze functionaliteit vanuit de commerciële constanten en per ordersoort geeft u aan welke automatische verkoopkosten van toepassing kunnen zijn. Bij eventueel reeds aanwezige verkoopkosten moet u alle gerelateerde rubrieken doorlopen en correct instellen (het lijkt op het scherm of deze al ingesteld zijn, maar dat is niet het geval).