Handleiding

Kiescode	Omschrijving
-	Correspondentiescherm

Het correspondentiescherm is onderdeel van het Prodin documentbeheer. U vraagt het scherm op de tekstbutton met 'Word'-logo. Prodin presenteert u een scherm met de onderstaande rubrieken.

Rubriek

Toelichting

Adressering

Relatie

Prodin neemt automatisch de relatie en contactpersoon over. Dit is afhankelijk van de entiteit zoals beschreven in de onderstaande tabel.

De contactpersoon kunt u altijd wijzigen in een ander contactpersoon uit het netwerk van de relatie. Het is niet mogelijk om zakelijke correspondentie te versturen naar een handmatig ingegeven contactpersoon.

Opgestart vanuit	Relatie	Contactpersoon
Relatie	Geselecteerde relatie, deze kunt u niet wijzigen	Geselecteerde contactpersoon.
Mailing	Niet van toepassing.	Niet van toepassing.
Offerte	Geselecteerde relatie, deze kunt u niet wijzigen.	Contactpersoon van de offerte.
Verkooporder	Geselecteerde relatie, deze kunt u niet wijzigen.	Contactpersoon van de verkooporder.
Servicecontract	De klant van het contract, deze kunt u wijzigen in het installatie-adres.	Contactpersoon van de klant uit het contract.
Service-order	De afhandeling is afhankelijk van de oorsprong van de service-order: Oorsprong 'contract' en 'verkooporder' is conform de afhandeling van resp. het servicecontract en de verkooporder. Oorspong 'melding' gebruikt de klant van de melding als relatie (zonder contactpersoon). De relatie kunt u wijzigen in het installatie-adres. Bij interne service-orders is geen zakelijke correspondentie mogelijk.
Inkooporder	De leverancier van de inkooporder, deze kunt u niet wijzigen.	Contactpersoon van de inkooporder.

Contactpersoon

Correspondentie

Sjabloon

Keuze van een document sjabloon uit de centrale documententabel. U kunt hier alleen de sjablonen kiezen die van toepassing zijn voor de betreffende entiteit. Prodin presenteert de sjablonen op alfabetische volgorde.

Het sjaboon zorgt ervoor dat het document juist in de dossiers wordt opgenomen. Bovendien kunt u een Word sjabloon hieraan koppelen die Prodin dan automatisch gebruikt. Indien u geen Word sjabloon gekoppeld heeft, vraagt Prodin u hierom voor het document te genereren.

Omschrijving

Met deze omschrijving wordt het document in het dossier opgenomen. Bovendien krijgt de eventuele taak in de workflow deze omschrijving.

Opnemen in dossier

Hiermee geeft u aan of het document in de dossiers opgenomen moet worden. Prodin neemt het document op in het dossier van de entiteit waaruit de correspondentie is opgestart (bv. het relatiedossier bij een brief vanuit de relatie-cockpit en het verkooporderdossier bij een document vanuit de verkooporder).

Indien u het document opvolgt via de workflow, plaatst Prodin het document tevens automatisch in het taakdossier.

Taak in workflow

Hiermee geeft u aan of u een taak in de workflow wil aanmaken om het verstuurde document te kunnen opvolgen. Indien u hiervoor kiest, maakt Prodin automatisch een taak aan en vult de rubrieken met de onderstaande waarden.

Let op dat als u bij het sjabloon geen 'Soort taak' heeft vastgelegd het niet mogelijk is om een taak te genereren.

Soort	De rubriek 'Soort taak' zoals vastgelegd bij de sjabloon.
Relatie	Alle betreffende relaties.
Contactpersoon	Alle betreffende contactpersonen.
Omschrijving	Omschrijving zoals bij de rubriek 'Omschrijving' ingegeven.
Toelichting	Niet van toepassing.
Medewerker	De medewerker zelf (Prodin initialen)
Einddatum	Prodin berekent deze op basis van de systeemdatum en de rubriek 'Opvolgen na' zoals vastgelegd bij de sjabloon. Prodin rekent met kalenderdagen.
Status	Onderhanden.
Prioriteit	Normaal.
Notificatie	Geen.

De rubrieken 'Status', 'Prioriteit' en 'Notificatie' worden overschreven met de eventuele persoonlijke rubrieksafhandeling van de medewerker.

Indien u het document vanuit de offerte genereert, koppelt Prodin de taak ook aan de betreffende offerte.

Opvolgen door

Hiermee geeft u aan wie het gegenereerde document moet opvolgen. Standaard vult Prodin hier de medewerker zelf in. U kunt kiezen voor een andere medewerker of de vertegenwoordiger van de relatie. De opvolgingsdatum berekent Prodin op basis van de instellingen bij de sjabloon.

Indien u kiest voor opvolging door de vertegenwoordiger waarbij geen medewerker is vastgelegd, vult Prodin de medewerker zelf in voor het opvolgen van de taak.

Deze rubrieken zijn alleen van toepassing indien u gekozen heeft voor een taak in de workflow en bij de geselecteerde sjabloon een taaksoort is vastgelegd.

Datum opvolgen

Versie MS Office

De versie die u van Microsoft Office gebruikt op deze werkplek. Als voorkeur neemt Prodin de versie uit uw persoonlijke instellingen over.