Handleiding

Kiescode	Omschrijving
2505	Verwerken electronische offertes

Deze kiescode maakt gebruik van de Business Connector voor het verwerken van electronische verkoopoffertes.

De afhandeling binnen de kiescode is als volgt:

U leest de electronische offertes vanuit het Connector-bestand in.
Eventuele onvolkomenheden in de electronische offertes lost u op.
U genereert de offertes.

De verdere afhandeling van de offertes is volledig identiek aan de afhandeling bij het handmatig vastleggen van de offertes. Wij verwijzen u hiervoor naar de betreffende hoofdprocessen.

Tabblad 'Offerteheaders'

Kolom

Toelichting

Vestiging

De omschrijving van de vestiging waarvoor de offerte gegenereerd gaat worden.

Relatie

Het relatienummer en NAW gegevens van de betreffende relatie.

Naam en woonplaats

Regels

Het aantal regels waarvoor een offerte is aangevraagd.

(signalering)

Prodin presenteert hier een rood uitroepteken, indien de offerteheader of minimaal één van de bijbehorende offerteregelsnog knelpunten bevat. Indien er geen offerteregels aan de offerteheader zijn gekoppeld, is dit ook een knelpunt.

Knelpunten orderheader
Ordersoort	Niet gevuld, gevuld met een niet bestaande ordersoort of gevuld met een ordersoort die niet van het type 'Standaard order' is.
Klant	Niet gevuld of niet bestaand in het klantenbestand.
Contactpersoon (code)	Indien gevuld met een code niet in Prodin aanwezig is.
Leverdatum	Indien gevuld met een leverdatum in het verleden of een leverdatum met een onjuist formaat.
Leveringsconditie	Indien gevuld met een code niet in Prodin aanwezig is.
Betalingsconditie	Indien gevuld met een code niet in Prodin aanwezig is.

Knelpunten orderregel
Artikelnummer	Niet gevuld of gevuld met een niet bestaand artikelnummer.
Leverdatum	Indien het formaat van de leverdatum niet juist is of de leverdatum in het verleden ligt.
Aantal besteld	Indien het aantal besteld cijfers achter de komma heeft, maar dit niet toegestaan is bij de besteleenheid (verkoop) uit de artikelstamgegevens.
Verkoopprijs	Indien gevuld met een negatieve waarde.
Prijs per	Indien gevuld met een negatieve waarde of een waarde groter dan 9999.
Korting %	Indien gevuld met een negatieve waarde of een waarde groter dan 99,99.

Indien geen van bovenstaande knelpunten voorkomen, voert Prodin een extra controle op de contactpersoon uit. Indien er een nieuw contactpersoon is aangeleverd in het Connector-bestand, maar er is nog geen contactpersooncode ingevuld bij de orderheader dan presenteert Prodin hier een groen uitroepteken. U heeft nu wel de mogelijkheid om de verkooporder(s) te genereren.

Button

Toelichting

Inlezen offertes

Hiermee selecteert u het Connector-bestand en leest deze in. Prodin presenteert alle tekstbestanden in de folder 'Nieuwe Connector-bestanden' (deze folder heeft u vastgelegd in de commerciële constanten). Voorwaarde om een Connector-bestand te verwerken is dat de structuur en labels correct zijn. Meer ...

Indien het Connector-bestand reeds in de 'verwerkte bestanden'-folder aanwezig is, meldt Prodin dat het bestand reeds verwerkt is.

Genereer offertes

Hiermee genereert u daadwerkelijk de offertes (meer ...). De button is beschikbaar zodra er geen onvolkomenheden meer zijn.

Prodin biedt u de mogelijkheid om de offertes direct uit te brengen. U activeert dit eveneens in de commerciële constanten.

Prodin verplaatst het Connector-bestand naar de 'verwerkte bestanden'-folder zoals vastgelegd in de commerciële constanten.

Tabblad 'Offerteregels'

Kolom	Toelichting
Artikel	Het artikel waarvoor er offerte is aangevraagd. In de kolom 'Art.best' staat de wijze waarop het artikel in het Connector-bestand is aangeleverd (bv. een barcode), in de kolom 'Artikel' staat het bijbehorende Prodin artikelnummer.
Art.best.
Omschrijving	De interne omschrijving van het artikel.
Aantal	Het aantal uit het Connector-bestand. Als eenheid presenteert Prodin de besteleenheid (verkoop) uit de artikelstamgegevens.
(eenheid)
Prijs	De prijs- en kortingsgegevens uit het Connector-bestand. Als eenheid presenteert Prodin de besteleenheid (verkoop) uit de artikelstamgegevens.
Per
(eenheid)
(signalering)	Prodin presenteert hier een '!' indien de offerteregels nog onvolkomenheden bevat. Zie 'tabblad offerteheader' voor de criteria.