Boeken digitale inkoopfacturen

Voor het efficiënt verwerken van inkoopfacturen biedt Prodin u de mogelijkheid om een digitaal exemplaar van de inkoopfactuur in het dossier op te nemen. Dit kan een scan van een papieren inkoopfactuur zijn of de (PDF) bijlage van een inkoopfactuur die via e-mail is verstuurd. Bij het inboeken van inkoopfacturen biedt Prodin u de mogelijkheid om snel en eenvoudig digitale facturen in het dossier op te nemen.

De werkwijze is als volgt:

De digitale facturen plaatst u in een vaste map op het netwerk (via de scanner of vanuit de e-mail). De precieze locatie van deze map stelt u vantevoren in bij de financiële constanten.
Bij het inboeken van inkoopfacturen krijgt u met de button 'Digitale factuur' een popup met alle documenten in de betreffende map. U selecteert de factuur die u wilt boeken en Prodin neemt de factuur automatisch op in het dossier van de inkoopfactuur. Op de achtergrond verplaatst Prodin de documenten naar de map 'Geboekt inkoopfacturen' (zoals eveneens ingesteld bij de financiële constanten). Het kan zijn dat een factuur verdeeld is over meerdere documenten (bv. een PDF per pagina). Prodin biedt u de mogelijkheid om in één keer meerdere documenten te selecteren en in het dossier van de inkoopfactuur op te nemen.
Indien u nog geen (intern) factuurnummer heeft toegekend aan de factuur, kent Prodin deze via de automatische nummering toe.

De verdere werkwijze is identiek aan het boeken van een reguliere inkoopfactuur.

Activeren functionaliteit

U activeert de functionaliteit door de groupbox 'Boeken digitale inkoopfacturen' in de financiële constanten in te stellen. De mappen voor de 'nog te boeken'-inkoopfacturen en 'geboekte'-inkoopfacturen zijn van toepassing voor alle medewerkers. Indien gewenst kunt u bij de medewerker eigen mappen instellen. Dit zijn submappen onder de mappen in de financiële constanten.