U bent hier:Functionele beschrijvingen > Service en onderhoud > Service-orders en calculaties > Bevestigen geregistreerde werkzaamheden

Bevestigen uitgevoerde werkzaamheden

Prodin biedt u de mogelijkheid om werkzaamheden die u op basis van nacalculatie uitvoert te bevestigen aan de klant voordat u deze factureert. Mooie praktijkvoorbeelden van toepassing hiervan zijn:

Een servicemonteur maakt gebruik van Mobile Field Service en laat de klant voor akkoord tekenen voor de uitgevoerde werkzaamheden. De klant zet een digitale handtekening op het mobiele device van de monteur en krijgt een bevestiging via de mail met de werkzaamheden waarvoor getekend is. Deze electronische bevestiging vervangt de traditionele papieren werkbon waarvan de klant één exemplaar (orgineel of doorslag) krijgt ter bevestiging.
In de zakelijke dienstverlening ontvangt de klant vaak een specificatie van de urenbesteding in een bepaalde periode. Deze specificatie wordt gegenereerd via een bevestiging van geregistreerde werkzaamheden.

Afhankelijk van uw werkwijze kunt u de werkzaamheden per individuele order bevestigen (vanuit de uitgebreide registratie van werkzaamheden) of in één keer voor meerdere orders (vanuit een speciale kiescode). In beide gevallen stelt u eerst de bevestiging(en) samen op basis van een door u gemaakte selectie van te bevestigen werkzaamheden) waarna u de werkzaamheden daadwerkelijk bevestigt aan de klant. Prodin mailt de bevestiging naar de contactpersonen die u heeft geselecteerd bij de voorkeurscommunicatie (tab 'Automatisch mailen') voor het factuuradres van de order. Indien de werkzaamheden betrekking hebben op een servicemelding ontvangt ook de eventuele contactpersoon van de betreffende melding een e-mail.

U heeft de mogelijkheid om een samengestelde bevestiging te verwijderen of te annuleren (afhankelijk van de status van de bevestiging). Zodra werkzaamheden zijn opgenomen op een (niet geannuleerde) bevestiging kunt u de registratie niet meer wijzigen.

Bij het factureren van de werkzaamheden is het verplicht om alle registraties die op één (niet geannuleerde) bevestiging staan in één keer te factureren. Dit betekent concreet dat alle registraties van één bevestiging altijd op dezelfde factuur staan. Het is uiteraard ook mogelijk om meerdere bevestigingen op één factuur te factureren.

Het bevestigen van werkzaamheden is een optionele handeling. Dit betekent dat u de werkzaamheden kunt factureren zonder dat deze bevestigd zijn. In de prakijk is dit niet in alle situaties wenselijk. Prodin biedt u dan ook de mogelijkheid om het bevestigen van de werkzaamheden verplicht te maken. U kunt de werkzaamhden in dit geval pas factureren nadat deze bevestigd zijn. U legt dit vast in de constanten.

Bevestigen en Mobile Field Service

Na het gereedmelden van de digitale werkbon in Prodin MFS stelt Prodin automatisch een bevestiging samen met alle werkzaamheden die zijn geregistreerd. In de constanten geeft u aan of Prodin de bevestiging automatisch naar de klant moet mailen. Prodin mailt de bevestiging naar alle contactpersonen die standaard worden gevuld bij het handmatig bevestigen.

Indien er geen contactpersonen zijn vastgelegd die de bevestiging standaard gemaild krijgen (of er is geen e-mail adres bij de contactperso(o)n(en) vastgelegd), genereert Prodin een taak. De wijze waarop Prodin de taak moet genereren, legt u vast in de constanten. Prodin koppelt de taak automatisch aan de betreffende service-order zodat u één en ander eenvoudig kunt terugvinden.

Activeren functionaliteit

U activeert deze functionaliteit in de constanten en stel de automatische nummering in voor bevestigingen. Wij adviseren u om tevens de dossierafhandeling van de bevestigingen in te stellen.

De laatste stap is het inrichten van de layout van de bevestiging (StreamServe).