U bent hier:Functionele beschrijvingen > Service en onderhoud > Service-orders en calculaties > Voorrijkosten, reistijd en kilometers

Voorrijkosten, reistijd en kilometers

Reistijden zijn een essentieel onderdeel van de urenbesteding van medewerkers. In de praktijk berekenen bedrijven de reistijd van medewerkers op twee manieren aan de klanten door:

Vaste voorrijkosten
Reistijd en kilometers

Uiteraard heeft u ook de mogelijkheid om de reistijd niet in rekening te brengen door simpelweg beide varianten niet te activeren.

Vaste voorrijkosten

Voor het berekenen van voorrijkosten hanteert Prodin de onderstaande uitgangspunten:

U berekent de voorrijkosten per bezoek (dus ongeacht het aantal personen) of per persoon per bezoek.
Voor de voorrijkosten maakt u gebruik van één algemeen geldend basistarief (vastgelegd in de serviceconstanten). Daarnaast heeft u de mogelijkheid om specifieke afspraken te maken over de voorrijkosten bij meldingen, onderhoud en verkooporders. In de onderstaande tabel is weergegeven waar u deze afspraken kunt vastleggen en waar Prodin deze gebruikt. In de kolom 'Hiërarchie' is aangegeven in welke volgorde Prodin de afspraken toepast (dus bij een melding gaat een afspraak op contractnivo voor een afspraak met de relatie). Aandachtspunten:
- Een afspraak op contractnivo wordt bij een melding alleen toegepast indien het betreffende service-objecten op de melddatum is opgenomen in een servicecontract (op basis van de ingangs- en einddatum van de contractregel).

		Van toepassing bij oorsprong service-order
Hiërarchie	Afspraak vastgelegd bij	Melding	Contract / onderhoud	Verkoop
0	Servicecalculatie	X
1	Servicecontract	X	X
1	Verkooporder			X
2	Relatie (commerciële afspraken)	X	X	X
3	Serviceconstanten	X	X	X

Prodin biedt u de mogelijkheid om voorrijkosten niet te berekenen indien een minimum aantal uren op één dag op locatie bij de klant wordt besteed. In de praktijk wordt dit gebruikt bij zakelijke dienstverlening om de klant te stimuleren volledige dagen medewerkers in te huren om de efficiency van de medewerkers verder te verhogen. Voor dit minimum aantal uur geldt dezelfde structuur als voor het tarief.
Prodin biedt u de mogelijkheid om eventuele overwerktoeslagen ook over de voorrijkosten te berekenen. Indien een medewerker op één dag meerdere registraties heeft gemaakt (die ten grondslag liggen aan de voorrijkosten), hanteert Prodin de laagste overwerktoeslag (of geen toeslag) voor de voorrijkosten.

De medewerker geeft bij de urenregistratie aan of de werkzaamheden op locatie bij de klant zijn uitgevoerd. Bij het bevestigen en/of klaarzetten voor facturering van de werkzaamheden bepaalt Prodin automatisch of er voorrijkosten aan de klant moeten worden berekend en het bijbehorende tarief. Voor deze automatische bepaling hanteert Prodin de onderstaande uitgangspunten:

Prodin bepaalt per dag per medewerker het aantal op locatie bij de klant bestede uren. Indien het aantal uur minder is dan het minimum aantal uur worden voorrijkosten berekend. Prodin voegt dan automatisch de betreffende kostenregels en bedrag toe aan de service-order. De verdere afhandeling is conform het registreren van de betreffende kostenregel op de service-order.
Prodin bepaalt de te berekenen voorrijkosten per service-order. De urenbesteding op meerdere service-orders van één klant wordt dus niet gecumuleerd.
Werkzaamheden die via Mobile Field Service zijn geregistreerd zijn automatisch op locatie bij de klant uitgevoerd (de medewerker hoeft dit niet in de MFS applicatie te registreren).
Werkzaamheden die zijn geregistreerd via het werkplaatsschem zijn automatisch niet op locatie bij de klant uitgevoerd (de medewerker hoeft dit niet te registreren in het scherm).
In de praktijk komt het voor dat u in een bepaalde situatie wilt afwijken van de reguliere voorrijkosten voor de betreffende klant (bijvoorbeeld wanneer een medewerker een keer terug moet naar de klant door eigen toedoen). Via de uitgebreide registratie geeft u dit bij de betreffende registratie(s) aan. Voor de berekening van voorrijkosten behandelt Prodin deze registratie op dezelfde manier als werkzaamheden die niet op locatie zijn uitgevoerd.

In de constanten legt u de berekenwijze, het algemeen geldende tarief, het minimum aantal uur en de kostencode waarmee u de voorrijkosten factureert vast. In de verkooporder, servicecontract en de commerciële afspraken per klant kunt u een afspraak vastleggen betreffende het tarief en het minimum aantal uur.

Reistijd en kilometers

Voor de reistijd definieert u een uurcode en deze boekt u op dezelfde manier als reguliere uren. Tijdens de urenregistratie geeft u aan of de reistijd aan de klant doorberekend moet worden. Het tarief voor de reisuren is conform de prijsbepaling urenbesteding.

Bij het registreren van reistijd kunt u direct de kilometers registreren. De kilometers worden alleen aan de klant doorberekend indien de reistijd aan de klant wordt doorberekend. Uitgangspunt van Prodin is dat u één algemeen geldend kilometertarief hanteert.

In de constanten legt u vast welke uurcode u gebruikt voor het boeken van reistijd, het algemeen geldende kilometertarief en tevens de kostencode waarmee u de kilometers factureert. Deze kostencode moet als grondslag 'tarief' hebben. Uitgangspunt van Prodin is dat de kosteneenheid 'kilometers' is. Op de factuur komt het aantal kilometers maal het kilometertarief.

In de urenregistratie constanten legt u vast of u eventuele overwerktoeslagen ook over de voorrijkosten wilt berekenen.