Handleiding

Kiescode	Omschrijving
-	Communicatiescherm

Het communicatiescherm is onderdeel van het Prodin documentbeheer. U vraagt het scherm op met de onderstaande button.

Vanuit het communicatiescherm kiest u voor het gewenste communicatiekanaal of combinatie van communicatiekanalen. Om een snelle en efficiënte afhandeling te waarborgen biedt Prodin u de onderstaande mogelijkheden:

Indien het document bestemd is voor een relatie vult Prodin automatisch de voorkeurscommunicatie van de betreffende relatie in. Deze beheert u vanuit de relatie-cockpit.
Indien de relatie geen voorkeurscommunicatie heeft voor het betreffende document, kiest Prodin automatisch voor printen.
U heeft de mogelijkheid om het communicatiescherm niet te tonen en automatisch de voorkeurscommunicatie te gebruiken. Dit stelt u in bij uw persoonlijke instellingen.
Indien u bent ingelogd als medewerker IN (= PBS) dan vult Prodin geen enkel communicatiekanaal in. Hiermee wordt voorkomen dat medewerkers van PBS per ongeluk documenten naar klanten en/of leveranciers mailen.

Het communicatiescherm is opgebouwd uit twee delen. In het linker deel ziet u een opsomming van alle geselecteerde entiteiten. In het rechterdeel maakt u per ordernummer een keuze van de communicatiekanalen. U ziet hier de vijf standaard communicatiekanalen gepresenteerd als tabbladen.

Indien u geen enkel communicatiekanaal voor een ordernummer selecteert, genereert Prodin automatisch een PDF-bestand hiervoor. Er vindt tevens statusophoging plaats (indien van toepassing).

Algemeen

Indien het document geprint moet worden gebruikt Prodin als voorkeur de voorkeursprinter die is vastgelegd bij de documentinstellingen. Indien hier geen printer is vastgelegd, gebruikt Prodin de voorkeursprinter die bij de persoonlijke instellingen van de gebruiker is vastgelegd.

Het aantal exemplaren wordt automatisch gevuld (zie documentinstellingen). Bovendien kunt u vanuit dit tabblad kiezen voor een voorbeeld op het scherm. U kunt alle printers selecteren die aan uw vestiging zijn toegekend.

In de praktijk komt het geregeld voor dat u eerst de opmaak en inhoud van het document wilt controleren voordat u daadwerkelijk met de ontvanger communiceert. U kiest simpelweg voor een 'preview' en u het document in PDF-formaat gepresenteerd zonder verdere statusophoging.

Indien gewenst kunt u een document laten opvolgen door een medewerker via de workflow. De afhandeling is conform scenario ALG03. Per order/offerte (linkerkolom van het communicatiescherm) krijgt u één taak in de workflow.

Fax

Indien fax de voorkeurscommunicatie is, bepaalt Prodin het te gebruiken faxnummer conform onderstaande tabel en vult deze automatisch in.

Faxnummer	Toelichting
Stamgegevens van de contactpersoon	Indien er een contactpersoon bij de order is vastgelegd en er een faxnummer in de stamgegevens van de contactpersoon is vastgelegd.
Stamgegevens van de relatie	Indien er geen contactpersoon bij de order is vastgelegd of er geen faxnummer in de stamgegevens van de contactpersoon is vastgelegd.
Geen	In alle andere gevallen.

Mail

Indien mail de voorkeurscommunicatie is, bepaalt Prodin het te gebruiken mailadres conform onderstaande tabel en vult deze automatisch in.

Mailadres	Toelichting
Stamgegevens van de contactpersoon	Indien er een contactpersoon bij de order is vastgelegd en er een mailadres in de stamgegevens van de contactpersoon is vastgelegd.
Stamgegevens van de relatie	Indien er geen contactpersoon bij de order is vastgelegd of er geen mailadres in de stamgegevens van de contactpersoon is vastgelegd.
Geen	In alle andere gevallen.

Vanuit dit tabblad kunt u extra mailadressen toevoegen. De onderstaande uitgangspunten en randvoorwaarden worden hierbij gehanteerd.

U kunt maximaal 16 'To'-adressen en 16 'cc'-adressen selecteren.
Toevoegen van een mailadres kunt u op drie manieren doen. Hiervoor zijn separate buttons op het tabblad aanwezig.
Vanuit het contactpersonen netwerk van de relatie.
Vanuit de volledige contactpersonen stamtabel.
Handmatige ingave van een mailadres
Indien u een 'CC adres' wilt toevoegen, moet u de CTRL-toets ingedrukt houden en één van de bovenstaande manieren selecteren.
Het verwijderen van het 'To adres' gaat door het klikken op de button 'Verwijderen'.
Het verwijderen van het 'CC adres' gaat door het ingedrukt houden van de CTRL-toets en dan klikken op de button 'Verwijderen'.
U kunt snel uw eigen mailadres invullen door met de secundaire muisknop op de button 'Handmatig' te klikken.

SMS

Indien SMS de voorkeurscommunicatie is, bepaalt Prodin het te gebruiken mobiele nummer conform onderstaande tabel en vult deze automatisch in.

Mobiel nummer	Toelichting
Stamgegevens van de contactpersoon	Indien er een contactpersoon bij de order is vastgelegd en er een mobiel nummer in de stamgegevens van de contactpersoon is vastgelegd.
Geen	In alle andere gevallen.

Export

Indien PDF de voorkeurscommunicatie is, vult Prodin dit automatisch in en bepaalt bovendien automatisch de naam van het PDF-bestand en de netwerk locatie.