Handleiding

Kiescode	Omschrijving
9835	Besturing zakelijke documenten

Meer over zakelijke documenten ...

De besturing van zakelijke documenten betreft:

Het merendeel van de documenten kunnen automatisch in één of meerdere digitale dossiers worden opgenomen. U stelt per document in welke dossiers u wilt vullen.
Voor het afdrukken van de documenten stelt u het gewenste aantal exemplaren in.
Voor de opvolging van het document kunt u automatisch een taak in de workflow genereren vanuit het PCN-scherm.

Tabblad 'Algemeen'

Rubriek	Toelichting
Document	De door PBS aan het document toegekende code.
Dossier algemeen
Naam PDF-file	Dit is de naam die het PCN aan het gegenereerde PDF bestand geeft. Achter de hier ingegeven naam zet het PCN een zelf gegenereerd code waarmee de bestandsnaam uniek wordt.
Locatie documenten	Dit is de netwerk locatie (directory) waar het gegenereerde PDF bestand wordt neergezet. Houdt u er svp rekening mee dat deze bereikbaar moet zijn voor PCN.
Sjabloon	Hiermee geeft u aan op basis van welke sjaboon het document aangemaakt wordt (zie hiervoor ook de centrale documententabel van het documentenbeheer).
Omschrijving	De omschrijving waarmee Prodin het document in het dossier opneemt.
Workflow
Soort taak	Hiermee geeft u aan op welke manier Prodin een taak ter opvolging van het document aanmaakt. Dit is volledig vergelijkbaar met de instellingen in de centrale documententabel voor opvolging van gegenereerde Word-documenten. Met de voorkeursinstelling geeft u aan of Prodin als voorkeur wel of geen taak genereert. Uiteraard kunt u dit nog aanpassen in het communicatiescherm.
Opvolging na
Voorkeursinstelling
Afdrukken
Aantal exemplaren	Het aantal exemplaren dat u van dit document wilt printen.
E-mail
Vaste FROM	Bij het mailen van het document vult Prodin automatisch het hier vastgelegde e-mail adressen in het communicatiescherm. Dit biedt u de mogelijkheid om bijvoorbeeld alle electronische factureren naar een vast cc adres te sturen zodat u enerzijds inzicht hebt in dat de facturen verstuurd zijn en anderzijds de mogelijkheid om de verzonden e-mail in het klantdossier te archiveren (door de archief mailbox als vaste bcc in te stellen)
Vaste CC
Vaste BCC
Onderwerp

Tabblad 'Dossiers'

Hier vindt u een overzicht van alle dossiers waarin het betreffende document opgenomen kan worden. Door het simpelweg aanvinken van een dossier neemt PCN vanaf dat moment de documenten volautomatisch op in het betreffende dossier.

Speciale aandachtspunten:

U kunt de bestelling (document IV-0000002) alleen in het dossier van de relatie opnemen indien het relatienummer en crediteurnummer van de leverancier gelijk zijn.

Tabblad 'XML datastroom'

Op dit tabblad configureert u de datablokken die u aangeleverd wilt hebben in de XML datastroom van het betreffende document. Per datablok geeft u aan hoeveel nivo's diep Prodin de data moet aanleveren (maximaal 4 nivo's).

Deze configuratie kan van grote invloed zijn op de snelheid waarmee Prodin het betreffende document genereert.

Tabblad 'Voorkeursprinters'

Op dit tabblad kunt u per vestiging een voorkeursprinter vastleggen die Prodin als voorkeur gebruikt in het communicatiescherm. Tevens kunt u aangeven of het communicatiescherm überhaupt nog getoond moet worden aan de gebruikers. Deze instellingen prevaleren boven de persoonlijke instellingen van de gebruiker.