Netwerklocatie van de documenten

Alle documenten in de centrale documententabel zijn terug te vinden op één centrale netwerk locatie, de zogenaamde basislocatie. Deze basislocatie kan op de Prodin server zijn, maar mag ook op een andere server binnen uw netwerk zijn. De basislocatie beheert u in de algemene constanten.

Het is een vereiste om voor de basislocatie een 'UNC name format' te gebruiken (UNC = Universal Naming Convention). De standaard instelling voor de basislocatie is: \\servernaam\Prodin_documenten\

Belangrijke uitgangspunten

De basislocatie moet per operationele bedrijfscode uniek zijn.
U kunt de basislocatie niet zonder meer wijzigen. Het gevolg kan zijn dat u de bestaande documenten niet meer kan benaderen vanuit Prodin.
Uw testomgeving heeft een eigen basislocatie waarmee u vanuit de testomgeving niet de documenten van het operationele bedrijf kunt muteren, verwijderen en opvragen. De naam van de basislocatie is gelijk aan die van de operationele omgeving met de toevoeging '_test'.

Mappenindeling

De standaard mappenindeling onder de basislocatie is onderstaand schematisch weergegeven. U heeft de mogelijkheid om hiervan af te wijken. Wij adviseren u om dit niet te doen.

Een aantal mappen hebben submappen voor de onderverdeling per jaar. Prodin bepaalt het jaar op basis van de datum van het document.

Map

Toelichting

PCN

Alle zakelijke documenten plaatst Prodin in deze map. Ieder document heeft een eigen submap met een onderverdeling per jaar. De submap stelt u in bij de documentinstellingen van het PCN.

Dossiers

Alle zakelijke correspondentie en documenten die u handmatig opneemt in de digitale dossiers plaatst Prodin in deze map. Per entiteit (bv. artikel, relatie, order) heeft het dossier een eigen submap met een onderverdeling per jaar. De submappen hoeft u niet vantevoren te definiëren, Prodin maakt deze zelf aan zodra de map nodig is.

Relatiedossier

Het relatiedossier heeft een uitgebreidere mappenstructuur, omdat in de praktijk blijkt dat met name dit dossier grote hoeveelheden documenten bevat en het vaak gewenst is om ook via de Windows verkenner documenten terug te kunnen vinden. Iedere klant heeft zijn eigen map met een onderverdeling per jaar.

A t/m Z	De eerste letter van de alfacode van de relatie.
Alfacode + relatienr	De alfacode en relatienummer van de relatie vormen samen de naam van de map. De naam van de map wordt als volgt samengesteld bij relatienummer '7843' met alfacode 'BELACO': Belaco (7843).
Jaar	Het jaar op basis van de datum van het document.

Mailing

Een mailing is één 'gemailmerged' Word document die aan meerdere relaties is gericht. Deze documenten neemt Prodin in het relatiedossier op in een speciale submap 'Mailingen'. Ook deze map heeft een onderverdeling per jaar.

Office

In de submap 'Sjablonen' plaatst u de Word-sjablonen die u gebruikt voor de zakelijke correspondentie. In de algemene constanten stelt u deze map in.

Financieel

In deze map plaatst Prodin de bestanden voor telebanking en de CBS/BTW aangifte.

Upload

In deze map plaatst u de documenten die u in een dossier wilt opnemen. Prodin maakt onderscheid tussen de algemene upload map en een persoonlijke uploadmap. De persoonlijke uploadmap is een subfolder van de algemene uploadmap met als naam de initialen van de medewerker.

Meer over opnemen documenten in een dossier ...

Temp

Deze map gebruikt Prodin voor tijdelijke bestanden. U stel dit in bij de algemene constanten.

Zelf in te delen

U heeft de mogelijkheid om eigen mappen aan te maken voor bijvoorbeeld ingescande documenten, logo's, foto's van medewerkers, productbrochures, et cetera.