Serienummerregistratie (service-orders)

Meer over ordergericht inkopen voor service-orders ...

Prodin heeft een speciale afhandeling voor de registratie van serienummers bij uitgifte op service-orders. In de praktijk gebruikt een serviceverlenend bedrijf het uitgegeven serienummer meestal ter vervanging van een ander serienummer (bij periodiek onderhoud of storingen). Kenmerkend voor de uitgifte op service-orders is dat u niet alleen het uitgegeven serienummer registreert, maar ook het serienummer dat u eventueel vervangen heeft. Uiteraard Prodin beide serienummers in de installed-base, inclusief de configuratie van het service-object waar deze serienummers onderdeel van zijn.

Indien bij het gebruikte artikel serienummerregistratie van toepassing is, zijn er vier mogelijke scenario's rondom de update van de installed-base:

Scenario	Omschrijving	Toelichting
1	Geen vervangen artikel	Prodin voegt het gebruikte serienummer toe aan de configuratie van het service-object (datum in gebruik is de registratiedatum).
2	Vervangen artikel met serienummer	Conform scenario 1. Bovendien update Prodin de configuratie van het service-object betreffende het vervangen serienummer: Indien het serienummer reeds opgenomen is in de configuratie van het service-object, vult Prodin de datum uit gebruik met de registratiedatum. Indien het serienummer niet is opgenomen in de configuratie van het service-object, voegt Prodin deze toe en vult de datum uit gebruik met de registratiedatum. De datum in gebruik blijft leeg. Het vervangen artikel komt niet op voorraad.
3	Vervangen artikel zonder serienummer	Conform scenario 1. Het vervangen artikel komt niet op voorraad.
4	Alleen retourname	Bij dit scenario geeft u als aantal -1 in (in plaats van 1) en kunt u geen vervangen artikel ingeven. Indien het gebruikte serienummer opgenomen is in de configuratie van het service-object vult Prodin de datum uit gebruik met de registratiedatum. Het retour genomen artikel komt wel op voorraad.

Registratie serienummers

Bij de registratie van het gebruikte en/of vervangen serienummer controleert Prodin direct of het serienummer aan de onderstaande condities voldoet. Bij registratie vanuit Mobile Field Service vindt er geen controle plaats op het ingegeven serienummer (dit om te voorkomen dat de monteur het werk bij de klant niet kan afronden vanwege een administratieve zaak). Uiteraard moeten de geregistreerde gegevens consistent blijven en daarom controleert Prodin de serienummers ook voor de daadwerkelijk update van de installed-base.

Gebruikte serienummer

Indien het uitgegeven serienummer reeds in de installed-base opgenomen is, moet dit serienummer aan alle onderstaande voorwaarden voldoen (afhankelijk van het soort service-order).

Installed-base	Soort service-order	Voorwaarde
Artikelnummer	Servicecontract	Moet overeenkomen met het uitgegeven artikel op de service-order.
	Servicemelding
	Verkooporder
	Intern
Installatie-adres	Servicecontract	Leeg of gelijk aan het installatie-adres van het servicecontract.
	Servicemelding	Leeg of gelijk aan het installatie-adres van de servicemelding.
	Verkooporder	Leeg of gelijk aan het installatie-adres van de verkooporder.
	Intern	Leeg.
Klant	Servicecontract	Leeg of gelijk aan de klant van het servicecontract.
	Servicemelding	Leeg of gelijk aan de klant van de servicemelding.
	Verkooporder	Leeg of gelijk aan de klant van de verkooporder.
	Intern	Leeg.

Indien bij het installatie-adres en/of de klant een interne relatie (= relatie die is vastgelegd bij de stamgegevens van een vestiging) is vastgelegd, handelt Prodin dit op dezelfde manier af als wanneer er geen installatie-adres en/of klant is vastgelegd.

Vervangen serienummer

Het vervangen artikelnummer mag afwijken van het gebruikte artikelnummer (in de praktijk kunt u immers een oude versie van een artikel vervangen door de nieuwe versie).

Indien het vervangen serienummer nog niet in Prodin aanwezig is, neemt Prodin deze automatisch op in de installed-base en de configuratie van het service-object (zie bovenstaand scenario 2). Indien het vervangen serienummer reeds in de installed-base is opgenomen, moet deze aan dezelfde voorwaarden voldoen als het uitgegeven serienummer (het artikel nummer moet nu uiteraard overeenkomen met het vervangen artikelnummer).

Update installed-base

De update van de installed-base vindt bij de registratie op service-orders automatisch plaats bij het afhandelen van de service-order (dus niet direct bij het vastleggen van de registratie). Daarnaast heeft u de mogelijkheid om tussentijds de installed-base te updaten met de betreffende button in het registratiescherm. Meer over update installed-base ...

Indien één van de geregistreerde serienummers (gebruikt en/of vervangen) niet aan de condities voldoet, update Prodin de installed-base niet. Het is nu wel mogelijk om de service-order gereed te melden en af te handelen. Prodin biedt u de mogelijkheid om achteraf de serienummerregistratie administratief in orde te maken en de installed-base handmatig te updaten (via de betreffende button in de registratie).

Nadat de Prodin de installed-base heeft ge-update is het niet meer mogelijk om het gebruikte en vervangen serienummer/artikel te wijzigen.