Open topic with navigation

Functionele autorisatie

Het is duidelijk dat niet iedere medewerker offertes mag uitbrengen of bestellingen mag plaatsen. Deze autorisatie voert u eenvoudig in Prodin door middels menuprotecties. In de praktijk komt het echter ook regelmatig voor dat medewerkers offertes mogen uitbrengen tot een bepaald bedrag en met een minimale marge of bestellingen mogen plaatsen tot een bepaald bedrag. Boven dit bedrag (of onder deze marge) moet een andere medewerker (bv. zijn/haar manager of de directeur) de offerte/bestelling autoriseren.

De functionele autorisatie van Prodin biedt u hiervoor de oplossing:

Commerciële autorisatie

Inkoopautorisatie

Belangrijke kenmerken van de functionele autorisatie zijn:

• In een organigram per vestiging legt u de autorisatiestructuur vast en de autorisatie van de medewerkers. U geeft hier middels een hiërarchie aan welke medewerker moet autoriseren indien de medewerker zelf niet geautoriseerd is.

• Een niet-geautoriseerde offerte/order is automatisch geblokkeerd voor het uitvoeren van de door u ingestelde handelingen. Zodra u de offerte/order autoriseert, verwijdert Prodin weer automatisch deze blokkeringen.
• Bij het aanmaken van een nieuwe offerte/verkooporder blokkeert Prodin deze automatisch met de door u in de commerciële constanten vastgelegde blokkeringen. Let op dat als u dit niet inricht, Prodin de offerte/verkooporder niet automatisch blokkeert en autorisatie dus niet afgedwongen wordt.
• Bij het definitief maken van een inkooporder blokkeert Prodin deze automatisch met de door u in de I&V constanten vastgelegde blokkeringen. Let op dat als u dit niet inricht, Prodin de inkooporder niet automatisch blokkeert en autorisatie dus niet afgedwongen wordt.

• U kunt een offerte/verkooporder op twee manieren autoriseren (of autorisatie aanvragen indien u zelf niet geautoriseerd bent):
• Met de betreffende button vanuit de offerte, verkooporder of inkooporder.
• Bij het genereren van de documenten vanuit de offerte/order. Voordat Prodin de documenten genereert autoriseert Prodin de offerte/order (of vraagt autorisatie aan). Dit doet Prodin alleen als de status van de offerte/order "Niet geautoriseerd" is.

• De functionele autorisatie is volledig geïntegreerd met de workflow. Op het moment dat u autorisatie aanvraagt of zelf de offerte/order autoriseert, genereert Prodin hiervoor een taak. In de toelichting van de taak houdt Prodin automatisch de historie van de autorisatie bij.
• Van een geautoriseerde offerte/order is het niet meer mogelijk om gegevens te wijzigen die de prijs beïnvloeden. Indien u dit toch wilt doen, draait u simpelweg de autorisatie terug (via dezelfde button), wijzigt de gegevens en vraagt opnieuw autorisatie aan.

Autorisatie stap voor stap

Betreffende de autorisatie onderscheidt Prodin de onderstaande drie statussen van de offerte/order. Bij alle drie de statussen kunt u de offerte/order autoriseren, autorisatie aanvragen of de autorisatie terugdraaien. Onderstaand vindt u een schematische weergave van de vijf mogelijke scenario's.

Het autoriseren is volledig geïntegreerd met de workflow waarbij Prodin gebruik maakt van een taak die gekoppeld is aan de te autoriseren offerte/order. Indien er nog geen 'autorisatie'-taak aan de offerte/order is gekoppeld, genereert Prodin deze automatisch bij het uitvoeren van een scenario. Na het uitvoeren van een scenario update Prodin de taak automatisch en vermeldt een tekst in de toelichting van de taak zodat de historie van de autorisatie(-aanvraag) direct zichtbaar is.

Genereren en update van de 'autorisatie'-taak

Bij het genereren van een taak vult Prodin de rubrieken met onderstaande waarden. De rubrieken van de taak die hier niet vermeld zijn, vult Prodin met de voorkeurswaarde of laat deze rubrieken juist leeg.

Bij het autoriseren van een offerte biedt Prodin de mogelijkheid om een bedrijfsproces in de workflow te genereren in plaats van een enkele 'autorisatie'-taak. De onderstaande beschrijving is alleen van toepassing voor de 'autorisatie'-taak, de afhandeling van het bedrijfsproces is conform de standaard afhandeling van bedrijfsprocessen.

In de onderstaande tabel vindt u de wijze waarop Prodin de 'autorisatie'-taak update/genereert. De tekst in de toelichting van de taak wordt altijd voorafgegaan door een markering. De tekst 'xxx' wordt uiteraard vervangen door de naam en initialen van de betreffende medewerker.

Copyright © 2001 - 2023, Prodin Business Solutions B.V., All rights reserved