U bent hier:Functionele beschrijvingen > CRM > Commerciële autorisatie

Commerciële autorisatie

Naast de algemene kenmerken van functionele autorisatie zijn de onderstaande specifieke kenmerken voor commerciële autorisatie van toepassing:

Prodin past commerciële autorisatie toe bij het aanleggen van offertes, verkooporders (incl. het kopiëren van verkooporders) en servicemeldingen.
Bij het automatisch genereren van verkooporders, autoriseert Prodin de verkooporder altijd (ongeacht de autorisaties van de medewerker die dit uitvoert). Dit geldt ook voor het fiatteren van electronische verkooporders en balieverkoop.
Bij het promoveren van een offerte tot verkooporder heeft u de mogelijkheid om de verkooporder ook automatisch te autoriseren of juist opnieuw autorisatie hiervoor te laten aanvragen. Dit is een instelling in de commerciële constanten (tabblad 'Constanten 2', rubriek 'Bij promoveren offerte').
Het autoriseren van offertes en verkooporders vindt plaats op basis van de onderstaande drie criteria:

Het maximum bedrag waarvoor de medewerker per offerte/verkooporder geautoriseerd is. Prodin toetst dit op basis van het totale netto bedrag (exclusief eventuele automatische verkoopkosten, maar inclusief verwijderingsbijdrage en prijstoeslagen). Prodin presenteert het totale netto bedrag in de recapitulatie van de offerte/verkooporder.
De totale marge van de offerte/verkooporder. Prodin presenteert ook de marge in de recapitulatie van de offerte/verkooporder.
Overschrijding van de kredietlimiet. Prodin toetst dit op basis van alleen de openstaande posten of de openstaande posten aangevuld met de lopende verkooporders. Ook deze gegevens vindt u terug in de recapitulatie van de offerte/verkooporder. Een speciale mogelijkheid is om de offerte/verkooporder niet te autoriseren indien er minimaal één vervallen openstaande post aanwezig is (ongeacht of de kredietlimiet is overschreden).
Het autoriseren van servicemeldingen vindt uitsluitend plaats op overschrijding van de kredietlimiet.
Van een geautoriseerde offerte (of autorisatie aangevraagd) is het niet meer mogelijk om regels toe te voegen of te verwijderen. Van bestaande regels is het niet mogelijk om de onderstaande gegevens te wijzigen. Indien u toch iets wilt wijzigen, draait u de autorisatie terug.

De volledige tab 'Algemeen 2'.
Het aantal en de prijs- en kortingsgegevens van de regels.
Indien u gebruik maakt van opties in de offerte, is het niet mogelijk om artikelregels te koppelen of juist te ontkoppelen van een optieregel.
De totaalprijs van de offerte (u heeft wel de mogelijkheid om de totaalprijs aan en uit te zetten, maar niet om het bedrag te wijzigen).

Van een geautoriseerde verkooporder (of autorisatie aangevraagd) is het niet meer mogelijk om regels toe te voegen of te verwijderen. Van bestaande regels is het niet mogelijk om de onderstaande gegevens te wijzigen. Indien u toch iets wilt wijzigen, draait u de autorisatie terug.

De volledige tab 'Algemeen 2' en 'Prijsbepaling'
Het aantal en de prijs- en kortingsgegevens van de regels.
De totaalprijs van de verkooporder (u heeft wel de mogelijkheid om de totaalprijs aan en uit te zetten, maar niet om het bedrag te wijzigen).

Autoriseren door meerdere medewerkers

Eén van de uitgangspunten van functionele autorisatie is dat één medewerker de autorisatie verleend. De betreffende medewerker bepaalt Prodin op basis van het organigram. In de praktijk komt het regelmatig voor dat meerdere medewerkers autorisatie moeten verlenen. Prodin biedt u deze mogelijkheid voor het autoriseren van offertes (voor het autoriseren van verkooporders en servicemelding is dit niet beschikbaar).

Uitgangspunten van deze functionaliteit:

Met een standaard bedrijfsproces definieert u het autorisatieproces. Aan het bedrijfsproces koppelt u het Prodin Business Proces 'Autoriseren offerte' (AO01.1). Dit Prodin Business Proces kent twee mijlpalen, nl. 'Geautoriseerd' en 'Niet geautoriseerd'.
In de commerciële constanten geeft u aan dat u dit standaard bedrijfsproces wilt gebruiken voor het autoriseren van een offerte (tabblad 'Constanten 2', rubriek 'Autoriseren offerte').
Bij het aanvragen van autorisatie bepaalt Prodin op dezelfde manier (via het organigram) of de medewerker geautoriseerd is. Indien dit niet het geval is, genereert Prodin nu een bedrijfsproces in de workflow in plaats van een enkele 'autorisatie'-taak.
Via het bedrijfsproces krijgen één of meerdere medewerkers een taak toegewezen om de offerte te autoriseren. De betreffende medewerkers zijn bepaald in het bedrijfsproces dat u gedefinieerd heeft. Prodin controleert niet of deze medewerkers geautoriseerd zijn volgens het organigram.
Na het bereiken van een mijlpaal krijgt de medewerker die autorisatie heeft aangevraagd altijd een e-mail notificatie zodat hij/zij de offerte verder kan oppakken. Indien het de mijlpaal 'Niet geautoriseerd' betreft, kan de betreffende medewerker de offerte aanpassen en opnieuw autorisatie aanvragen.

Extra controle op de kredietlimiet

Prodin biedt u de mogelijkheid om de bovenstaande autorisatie uit te breiden met de mogelijkheid om een ge-autoriseerde offerte/verkooporder weer te de-autoriseren indien de kredietlimiet verderop in het proces (bv. bij het genereren van de pakbonnen) overschreden wordt (bv. door facturering van andere verkooporders nadat de betreffende verkooporder is geautoriseerd).

In de commerciële constanten geeft u bij de handeling(en) die automatisch geblokkeerd worden aan of Prodin bij een ge-autoriseerde (dus niet geblokkeerde) offerte/verkooporder een nieuwe controle op de kredietlimiet moet doen. Indien deze niet voldoet, draait Prodin de autorisatie weer terug (conform de wijze waarop u dit vanuit de verkooporder zelf doet). Indien de medewerker die de handeling uitvoert, geautoriseerd is om de kredietlimiet te overschrijden, de-autoriseert Prodin de verkooporder niet.

Activeren functionaliteit

De functionaliteit activeert en configureert u in de commerciële constanten. Hierna stelt u de autorisatie voor de medewerkers in.