Handleiding

Kiescode

Omschrijving

3850

Servicemeldingen

Rubriek

Toelichting

Meldingsnr.

Het meldingsnummer is een uniek nummer dat u aan de servicemelding toekent. U kunt hierbij gebruik maken van automatische nummering.

Bij het registeren van een nieuwe call legt Prodin automatisch de meldingsdatum, meldingstijd en de medewerker die de melding heeft geregistreerd.

Meer overstatusafhandeling van servicemeldingen ...

Algemeen

Installatie-adres

Het installatie-adres waar de melding betrekking op heeft.

Contactpersoon

Contactpersoon op het installatie-adres.

Gemeld door

De persoon die de melding heeft aangemeld. Prodin biedt u de mogelijkheid om hier een contactpersoon te registreren of een vrij tekst in te geven. U stelt dit in binnen de constanten.

Klant

De klant waar de melding op betrekking heeft. Als voorkeur neemt Prodin het installatie-adres over.

Naast een blokkering op de klant controleert Prodin ook of de factuurdebiteur (uit de stamgegevens van de relatie) geblokkeerd is. Meer over blokkeringen ...

Factuuradres

De klant/debiteur waaraan u de melding gaat factureren. Als voorkeur neemt Prodin de factuurdebiteur van de klant over.

Referentie klant

Een eventuele referentie die de klant opgeeft, bijvoorbeeld het meldingsnummer van de klant.

Specificatie melding

Service-object

Het service-object waarop de melding betrekking heeft. Afhankelijk van de detaillering waarin de klant dit meldt, kunt u de onderstaande gegevens vastleggen:

• Serienummer (Prodin vult automatisch de objectsoort en het artikelnummer op basis van de stamgegevens van het serienummer)
• Artikelnummer (Prodin vult automatisch de objectsoort op basis van de stamgegevens van het artikel)
• Objectsoort

Omschrijving

De omschrijving van de melding bestaat uit twee delen:

• one-liner
• uitgebreide omschrijving

De one-liner gebruikt u voor het eenvoudig en snel herkennen en terugzoeken van de meldingen. De uitgebreide omschrijving (variabel tekstblok) gebruikt u voor het zo volledig mogelijk vastleggen van de melding.

Storingscode

Meer ...

Prioriteit

Meer ...

Meldingssoort

Meer ...

De meldingssoort is in principe te wijzigen totdat de melding is afgehandeld. Indien de meldingssoort een reparatie betreft en er heeft een ontvangst en/of verzending plaatsgevonden, dan kunt u alleen nog een meldingssoort selecteren met de afhandeling reparatie.

Garantie

Hiermee geeft u aan of de melding onder garantie wordt afgehandeld. Prodin gaat er vanuit dat de afhandeling alleen onder garantie plaatsvindt, indien het betreffende serienummer nog in garantie is.

Extra informatie

Prodin geeft u direct aan of het betreffende service-object nog in garantie zit en of er een lopend servicecontract is. Voor bepaling van het servicecontract gebruikt Prodin de onderstaande criteria:

• Het servicecontract/contractregel mag nog niet beëindigd zijn op de meldingsdatum.
• De status van het contract is 'Contract' of 'Offerte'. In het laatste geval, geeft Prodin dit duidelijk aan in het scherm.
• Er moet een contractperiode zijn waarbinnen de melding valt.

Indien er meerdere contracten lopen voor het service-object, geeft Prodin dit duidelijk aan op het scherm. Een specificatie van deze contracten kunt u direct opvragen via de stamgegevens van het service-object.

Button

Toelichting

Blokkering

Meer ..

Wijzigen status

Hiermee wijzigt u de status van de melding. Meer ...

Diagnose

Hiermee start u het diagnosescherm.

Prodin zet een vinkje op de button indien aan minimaal één van de onderstaande criteria is voldaan:

• In het diagnoscherm is een mogelijke oplossing vastgelegd.
• In de 'diagnose'-calculatie uren en/of materialen vastgelegd.

Calculatie

Hiermee vraagt u de calculatie van de melding op. Meer ...

Service-order

Meer ...

Datum/tijd

Hiermee kunt u de meldingsdatum, de meldingstijd en de medewerker die de melding heeft geregistreerd wijzigen.

Statushistorie

Deze button biedt u direct inzicht in de data en tijdstippen waarop de eigen status van de betreffende servicemelding is gewijzigd (incl. de verantwoordelijke medewerker).

Autoriseer

Meer over commerciële autorisatie ...

Indien bij het aanleggen van de melding de toets op de kredietlimiet positief is, autoriseert Prodin automatisch de servicemelding. In alle andere gevallen moet u autorisatie aanvragen of de melding handmatig autoriseren met deze button.

Rubriek

Toelichting

Meldingsnr.

Projectie van diverse gegevens van het tabblad 'Melding'.

Installatie-adres

Specificatie melding

Omschrijving

Conform het tabblad 'Melding'.

Soort oplossing

Meer ...

U kunt de soort oplossing aanpassen zolang aan de onderstaande voorwaarden is voldaan:

• Er is geen retour artikel verstuurd aan de klant;
• Het defecte artikel is niet verstuurd naar de leverancier;
• Het retour artikel is niet ontvangen van de leverancier.

Garantie

Hiermee geeft u aan of de reparatie onder garantie wordt uitgevoerd. Houdt u er rekening mee dat dit puur informatief is zodat verderop in het proces besloten kan worden wat aan de klant gefactureerd gaat worden. Prodin neemt als default de garantie over zoals gepresenteerd op het 1e tabblad.

Defect artikel

Artikel

Het artikelnummer van het defecte artikel. Voor dit artikel moet meerdere magazijnen van toepassing zijn in de stamgegevens.

Serienummer

Ingave van een serienummer is van toepassing indien voor het defecte artikel serienummerregistratie van toepassing is. Indien u nog geen defect artikel heeft vastgelegd, kunt u ook een serienummer vastleggen. Prodin gebruikt automatisch het bijbehorende artikel uit de installed-base als defect artikel.

Indien het ingegeven serienummer reeds is opgenomen in de installed-base, moet het artikelnummer van dit serienummer overeenkomen met het defecte artikel. Prodin signaleert indien de klant afwijkt van de RMA klant, maar accepteert het serienummer wel.

Inruilprijs

De inruilprijs die de klant krijgt voor het defecte artikel.

Ontvangstdatum

De datum waarop u het defecte artikel heeft ontvangen.

Meer over afhandeling met de klant ...

Retour artikel

Artikel

Het artikelnummer van het artikel dat retour gaat naar de klant en/of retour is gekomen van de leverancier. Voor dit artikel moet meerdere magazijnen van toepassing zijn in de stamgegevens. Prodin vult automatisch het artikelnummer van het defecte artikel in.

(rubriek is niet van toepassing bij alleen een retourzending)

Serienummer

De afhandeling is identiek aan de serienummer-afhandeling van het defecte artikel.

Verkoopprijs

Prodin bepaalt de verkoopprijs van het ruilartikel op basis van de gekozen oplossing.

• Indien u het defecte artikel vervangt door een ruilartikel hanteert Prodin de verkoopprijs die vastgelegd is in de 'Prijslijst ruilartikel' (serviceconstanten). Prodin maakt geen gebruik van een eventuele staffel die u hier heeft vastgelegd. Indien het artikel niet in deze prijslijst is opgenomen, hanteert Prodin dezelfde verkoopprijs als wanneer u het artikel in een reguliere verkooporder zou verkopen.
• Indien u het defecte artikel vervangt door een nieuw artikel hanteert Prodin dezelfde verkoopprijs als wanneer u het artikel in een reguliere verkooporder zou verkopen.
• Bij alle andere diagnoses is de verkoopprijs nul.

Prodin rekent de verkoopprijs om naar een netto verkoopprijs per stuk in Euro.

Verzenddatum

De datum waarop u het retour artikel heeft verzonden, inclusief het betreffende verzendnummer.

Meer over afhandeling met de klant ...

Afhandeling met leverancier

Leverancier

De leverancier waaraan u de reparatie uitbesteed. Prodin vult automatisch de voorkeursleverancier van het defecte artikel in.

Inkoopprijs

De prijs die de leverancier u gaat berekenen voor de reparatie (oftewel de inkoopprijs van de uitbesteding). U kunt deze prijs wijzigen totdat u het retour artikel van de leverancier heeft ontvangen.

Verzenddatum

De datum waarop u het defecte artikel heeft verzonden, inclusief het betreffende inkooporder- en verzendnummer.

Meer over verzenden naar de leverancier ...

Ontvangstdatum

De datum waarop u het artikel retour heeft ontvangen van de leverancier.

Meer over ontvangen van de leverancier ...

Button

Toelichting

Ontv. klant

Met deze button ontvangt u het defecte artikel van de klant. Let op dat u de ontvangstmelding niet kunt terugdraaien.

De button is beschikbaar indien aan onderstaande condities is voldaan:

• Het defecte artikel is nog niet ontvangen;
• Van het defecte artikel is het serienummer ingegeven (indien van toepassing);
• De melding betreft geen interne RMA.

Meer over afhandeling met de klant ...

Verz. klant

Met deze button verzendt u het retour artikel naar de klant. Let op dat u de verzendmelding niet kunt terugdraaien. Indien in het magazijn (ruilartikelen of nieuwe artikelen) locaties van toepassing zijn, geeft u deze ook hier in.

De button is beschikbaar indien aan onderstaande condities is voldaan:

• Het retour artikel is nog niet verzonden naar de klant (d.w.z. het verzendnummer is nog niet afgehandeld);
• Van het retour artikel is het serienummer ingegeven (indien van toepassing);
• U heeft een oplossingscode geselecteerd;
• De melding betreft geen interne RMA.

Indien het verzendnummer nog niet is afgehandeld, start u het beheer van het betreffende verzendnummer. Meer ...

Meer over afhandeling met de klant ...

Inkooporder

Met deze button genereert u een inkooporder voor het uitbesteden van de reparatie.

De button is beschikbaar indien aan onderstaande condities is voldaan:

• De soort oplossing is 'Reparatie uitbesteden';
• Het defecte artikel is retour ontvangen van de klant;

• De leverancier is ingevuld.

Indien er reeds een inkooporder is gegenereerd, vraagt u de inkooporder op met deze button.

Verz. lev.

Met deze button verzendt u het defecte artikel naar de leverancier. Let op dat u de verzendmelding niet kunt terugdraaien.

De button is beschikbaar indien aan onderstaande condities is voldaan:

• Er is reeds een inkooporder aanwezig.
• Het defecte artikel is nog niet verzonden naar de leverancier (d.w.z. het verzendnummer is nog niet afgehandeld);
• Van het defecte artikel is het serienummer ingegeven (indien van toepassing).

Indien het verzendnummer nog niet is afgehandeld, start u het beheer van het betreffende verzendnummer. Meer ...

Meer over verzenden naar de leverancier ...

Ontv. lev.

Met deze button  ontvangt u het retour artikel van de leverancier. Let op dat u de ontvangstmelding niet kunt terugdraaien.

De button is beschikbaar indien aan onderstaande condities is voldaan:

• Het retour artikel is nog niet ontvangen;
• Van het defecte artikel is het serienummer ingegeven (indien van toepassing).

Meer over ontvangen van de leverancier ...

Factureren

Hiermee factureert u deze servicemelding. De button is alleen beschikbaar indien deze regel daadwerkelijk gefactureerd kan worden.