Inkooporderbeheer

Het proces inkooporderbeheer is onderdeel van het business proces Inkoop.

Inkooporders kunnen betrekking hebben op artikelen die u inkoopt voor het aanvullen van de voorraad of het invullen van ordergerichte behoefte (dit in aansluiting op ordergerichte afhandeling van verkoop, productie, service en interne leveringen), maar daarnaast ook op uitbestedingen en overige kosten. Inkooporders kunt u uiteraard handmatig aanmaken in het beheer van inkooporders, daarnaast biedt Prodin diverse mogelijkheden om inkooporders te genereren.

Prodin biedt ter ondersteuning van het beheren van inkooporders een veelheid aan functies, waaronder:

De inkooporder kan starten met de status "Order in samenstelling". De order is verder niet zichtbaar voor de logistiek. Dit geeft u de vrijheid de inkooporder de inkooporder qua gegevens vast te leggen zonder dat deze geheel compleet is. Pas op het moment dat de inkooporder geheel naar wens is geeft u hem vrij en is deze in Prodin beschikbaar voor de verdere afhandeling. Meer over de statusafhandeling met inkooporders ...
Om uw logistiek te optimaliseren kunt u leveranciers vragen om het bevestigen van bestellingen en de ontvangst hiervan bewaken. Meer over bevestigen inkooporders door de leverancier ...
Met hetzelfde doel kunt u leveranciers ook geautomatiseerd via email herinneren aan geplande leveringen. Meer over chasseren inkooporders ...
In veel gevallen heeft u intern afspraken rond het autoriseren van het versturen van inkoopbestellingen. Prodin geeft u de mogelijkheid via een (optionele) autorisatie van de bestelling dit met gebruikmaking van de workflow te automatiseren.
U kunt tot op het niveau van inkooporderregel de geplande ontvangstdatum registreren, dit naast de registratie van de gevraagd en overeengekomen datum. Prodin gebruikt de geplande datum in de verdere logistiek, bijvoorbeeld voor de bepaling van de beschikbaarheid en de available to promise (ATP).
Prodin biedt de mogelijkheid gebruik te maken van inkoopsets zodat u deze als complete set kan inkopen maar de artikelen in de set in de voorraad op kunt nemen.
Om een snelle en heldere communicatie met de leverancier te bereiken kunt u de distributie van inkoopdocumenten leverancier afhankelijk instellen, bijvoorbeeld in de registratie van een vast of contactpersoon gebonden email-adres. Meer over inkoopdocumenten ...
Uiteraard kunt u met Prodin allerhande inkoopgegevens van artikelen per leverancier registreren, denk aan inkoopprijzen, geldigheid, levertijden, prijswijzigingen, etc... Aanvullend hierop biedt Prodin de mogelijkheid met inkoopcontracten te werken. U kunt hier naast afspraken over prijzen ook de afspraken over de af te nemen aantallen registreren. Prodin signaleert automatisch aanwezigheid van een geldig inkoopcontract en koppelt inkooporder en ontvangsten aan het inkoopcontract.
Alle voor de inkooporder van belang zijn de documenten kunt u in het orderdossier opnemen.
In de inkooporder kunt u specifieke kosten voor bijvoorbeeld transport en importheffingen opnemen als additionele inkoopkosten. Dergelijke kosten kunt u ook met inkoopopslagen gekoppeld aan artikelen normatief in de kostprijs opnemen. Meer over kostprijsopbouw inkoopartikelen.

In specifieke situaties kan het van belang zijn resultaten op de inkooporder financieel aan andere orders door te belasten. Meer over financiële doorbelasting bij een order op order structuur ...